Согласно принципу непрерывности бухгалтерский учет осуществляется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных оправдательных документов, подтверждающих их законность и достоверность.

Для полного и точного отражения содержания ФХЖ применяются документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Использование каких-либо произвольных форм разрешается только при утверждении этих форм в установленном порядке.

В случаях, установленных законодательством, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности подлежат нумерации типографским способом или нумератором и хранятся в сейфе. Предприятия получают бланки строгой отчетности в типографии, банке и других организациях по доверенности. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, на обороте последнего листа скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера.

На предприятиях используется множество документов, различных по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни. Например, одним документом нельзя оформить такие неоднородные факты, как выдача денег из кассы и отпуск товарно-материальных ценностей. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, а отпуск сырья, материалов и товаров со склада - накладной.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся между собой по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией первичных документов по однородным признакам. Они классифицируются независимо от средств фиксации по следующим признакам:

назначению;

степени обобщения (порядку составления);

способу охвата фактов хозяйственной жизни;

месту составления;

количеству учетных позиций;

характеру фактов хозяйственной жизни и др.

По назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, доверенность на получение материальных ценностей для предприятия, платежное поручение или чек для получения денег из банка. Примеры таких документов приведены на рис. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Комбинированные сочетают в себе разные виды документов. Например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер). В последнем документе сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя) оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции. На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

По степени обобщения (порядку составления) документы подразделяются на первичные и вторичные (сводные). Первичные документы составляются в момент совершения факта хозяйственной жизни (приемные акты, счета-фактуры, товарно-транспортные и расходные накладные, кассовые ордера и др.). Примеры таких документов приведены на рис.12.7 и 12.8. Вторичные (сводные) документы обобщают данные первичных документов. Например, материальный отчет склада, составленный кладовщиком на основании приходных и расходных документов, приложенных к отчету; авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проездные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т.д.)

По способу охвата фактов хозяйственной жизни документы классифицируются на разовые и накопительные. Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например, в течение недели, декады, месяца (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех, и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние, поступающие от других юридических и физических лиц. Внутренние документы: путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате (рис. 12.9) и др. Внешние документы:

В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению и оформлению.

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документам.

За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от поставщиков используют только стандартные накладные. Однако в целом стремления унифицировать первичные документы не дали и не могли дать желаемых результатов по следующим причинам:

огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;

разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);

неоднородность образцов вычислительной техники;

множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельности, специализация);

особенности транспортировки товаров.

Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первичной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типовые формы первичных документов межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомстатом СССР. С 1998 г. формы первичной учетной документации наоборот разрабатываются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода формы. Специализированные формы первичных документов, соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия.

Каждый факт хозяйственной жизни, происходящий на предприятии, подлежит документальному подтверждению. Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций.

Порядок создания, принятия к исполнению, отражения в учете, хранения первичных документов в РФ регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете [22]. Первичные учетные документы, содержащие достоверные данные, служат основанием для записи в учетные регистры.

Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процессов. Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи их в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом. Различают три основных потока документации:

документы, поступающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).

Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 12.1 представлен примерный график документооборота.

Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивным управлением правилами но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия - 75 лет. Изъятие документов может производиться только соответствующими органами при наличии предписания с обязательным составлением протокола.

При подготовке документов для записи их данных в соответствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведенных при оформлении документов. В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: стоимостная оценка;

идентификация во времени;

классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.

В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения - счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.