Итак, главная книга в отечественном варианте представляет собой регистр сводных проводок. Сводные проводки по дебетовым и кредитовым корреспонденциям счета содержатся в итоговой строке каждого журнала-ордера, образующего полную систему журнальных ордеров.

Итоги журнала - ордера за месяц представляют, таким образом, строку главной книги в журнально-ордерной форме, общая структура которой приводится ниже.

Общая структура главной книги по счету с°

Главная книга по счету 51, заполненная на основе соответствующего журнала-ордера приводится ниже:

В отличие от журнального ордера в главной книге расшифровывается только дебетовый оборот счета, кредитовый же не расшифровывается, а показан общим итогом. Асимметричная, а потому несколько странная форма главной книги в отечественном исполнении, связана, по всей видимости, с ручной технологией учета по журнально-ордерной системе, где журналы ведут по кредитовому признаку, т. е. кредит расшифровывается в журнале, а дебет в главной книге.

При компьютерной технологии при желании можно выдать главную книгу с расшифровкой как по дебетовому, так и по кредитовому обороту.

Ниже для сравнения приведена главная книга в мемориально-ордерной форме, представляющая собой сводный оборотно-салъдовый мемориальный ордер счета:

Физически главная книга для каждого счета представляет собой пачку сводных мемориальных ордеров, упорядоченных по месяцам внутри года.

Главная книга в форме ведомости физически также представляет собой пачку сводных оборотно - сальдовых ведомостей каждого счета, упорядоченную по месяцам года:

Таким образом, в смысле нашего определения все три рассмотренные формы главной книги эквивалентны.

В то же время, журнально-ордерная форма главной книги получила более широкое распространение из-за ее большей наглядности, поскольку в ней на одной странице сводные проводки представлены в хронологии по месяцам отчетного года.

Главная книга является дополнением к сальдовому отчетному балансу, в котором, как известно, обороты не показываются, а потому, например, по счетам у которых остатки на начало и конец периода нулевые, нельзя узнать, проводились ли по ним какие-либо операции или нет.

Главная книга для активных счетов позволяет видеть по кредитовым корреспонденциям счетов в дебет данного счета с каких конкретно счетов, т. е. откуда поступали средства на данный счет.

Так, по приведенной выше главной книге счета 51 видны источники поступления средств на расчетный счет: 8(51, 46) = 5000 тыс. руб. от реализации товаров, 8(51, 85) = 1500 тыс. руб. в результате взноса наличными в уставный фонд, 8(51, 90) = 1000 тыс. руб. в результате поступления на расчетный счет краткосрочного кредита банка.

В то же время, главная книга в ее усеченном варианте, т. е. без расшифровки кредитового оборота, не позволяет видеть направления расхода средств, т. е. она не дает ответа на вопрос, куда и на что были израсходованы средства.

Для пассивных же счетов главная книга позволяет видеть за счет чего уменьшались обязательства или собственные средства. Например, для счета 90 - “Краткосрочные кредиты банка” по данным нашего примера будет содержать только одну сводную проводку по дебету счета 90: 8(90, 51) = 1000 - возврат кредита и она будет показывать, что погашение обязательств по краткосрочному кредиту выполнено перечислением соответствующей суммы с расчетного счета.

В то же время, из ее усеченного варианта, без расшифровки кредитового оборота не видны источники увеличения капитала или обязательств.