|
|
Секретарь и офис-менеджер
Должность офис-менеджера или секретаря предусмотрена сейчас почти во всех компаниях, за исключением самых мелких. Секретарь подразумевается как личный помощник руководителя (иногда нескольких), а офис-менеджер
— это более емкое понятие.
Секретарь должен обеспечивать работу своего руководства:
— отвечать на телефонные звонки и переадресовывать их (работа с мини-АТС),
— организовывать работу с клиентами и партнерами,
— вести предварительные переговоры, подготовку совещаний, встреч,
— разрабатывать и оформлять организационно-распорядительные документы,
— набирать и распечатывать тексты,
— вести делопроизводство,
— отправлять и принимать факсы, электронную почту,
— вести деловую переписку
— работать с копировальной техникой.
Уровень образования — высшее или среднее профессиональное.
Пол — женский.
Возраст — от 20 до 35.
Опыт работы — желателен, хотя очень часто на эту должность работодатели принимают девушек без опыта, но с определенным набором знаний.
Дополнительные требования
— знание правил составления и оформления основных видов организационно-распорядительных документов, знание компьютера (Word, Excel, E-mail, Internet), высокая скорость печати, навыки работы с оргтехникой, знание делопроизводства, делового этикета, иностранных языков (чаще английский или немецкий).Необходимый набор личных качеств
— приятная внешность, умение хорошо выглядеть, стильность, грамотная речь, приятный голос, коммуникабельность, терпение в общении, внимательность к людям, энергичность, добросовестность, исполнительность, пунктуальность.
Офис-менеджер — это своего рода администратор, задачей которого является обеспечение работы офиса. Это включает в себя руководство секретарями на телефоне и на приеме, водителями, курьерами. В функции офис-менеджера могут входить все те же обязанности, которые выполняет секретарь, а также дополнительные, такие как:
— подбор персонала и руководство им,
— ведение кадрового учета (ведение и учет трудовых книжек, составление приказов, трудовых договоров и пр.
),— создание благоприятного микроклимата в коллективе,
— предупреждение и разрешение трудовых конфликтов,
— проектирование оптимальных организационно-штатных структур организации,
— преодоление межличностных проблем с начальниками и подчиненными,
— ведение деловых переговоров, подготовка и реализация сделок.
В некоторых компаниях офис-менеджер выписывает накладные, счета-фактуры, расходные и приходные ордера
При приеме на работу требования, предъявляемые к кандидатам на должность офис-менеджера, значительно выше, чем к секретарям.
Уровень образования — высшее, предпочтительно педагогическое, если нет опыта работы секретарем или офис-менеджером, то желательно дополнительное профессиональное образование (курсы подготовки офис-менеджеров). Очень часто офис-менеджеры “вырастают” из обычных секретарей с соответствующими профессиональными качествами
.Пол — женский и мужской (очень редко).
Возраст — от 25 до 35 лет
Опыт работы — обязателен, наиболее предпочтительны люди, работавшие в сферах образования, страхования, здравоохранения и культуры.
Дополнительные требования — те же, что и к секретарю, а также отличное знание психологии и умение их применять, начальные знания по бухгалтерскому учету, менеджменту, правовым основам в трудовых отношениях.
Дополнительные требования зависят от специфики самого предприятия
Необходимый набор личных качеств
— располагающие к общению внешность и манеры поведения, общительность, грамотность, настойчивость, инициативность, умение руководить, организовывать, контролировать работу сотрудников в офисе, склонность к психоанализу, умение разбираться в людях и складывающихся ситуациях, высокая внутренняя культура, такт, желание постоянно профессионально самосовершенствоваться
Ирина БОНДАРЧУК, Центр делового обучения “Сфера”
